Ajudas de custo em 2023: O que são e quais os valores isentos?
Em muitas atividades profissionais, é normal existirem despesas adicionais quando os colaboradores se deslocam em trabalho para fora da sua rota habitual.
Por norma, estas despesas estão ligadas a deslocações a nível nacional ou internacional, englobando os meios de transporte, os alojamentos e até as refeições. E como este tipo de custo está associado à atividade profissional, o trabalhador pode pagar estas despesas antecipadamente, mas a entidade empregadora costuma compensar estes gastos através de ajudas de custo.
As ajudas de custo podem ou não ser consideradas como rendimentos de trabalho dependente, consoante os valores em causa.
E, para muitas empresas que começaram a sua atividade há pouco tempo, este é um tema que levanta algumas dúvidas, principalmente porque os valores tabelados na legislação são referentes ao sector público.
Para o ajudar a perceber melhor como funcionam as ajudas de custos, neste artigo explicamos tudo o que a sua empresa precisa de saber. Fique a perceber quando é que estas estão isentas de tributação, quais são os valores legislados para as ajudas de custos, e em que situações são consideradas rendimentos de trabalho dependente.
As ajudas de custo no sector privado e a legislação
Caso não saiba, as ajudas de custo, bem como a compensação por utilização de viatura própria do trabalhador, estão legisladas num regime próprio, que se encontra regulamentado através do Decreto-Lei nº106/98, de 24 de abril, alterado posteriormente pelo Decreto-Lei nº137/2010, de 28 de dezembro.
No entanto, este regime e a aplicação das suas regras destinam-se à Função Pública. Mas será que isto significa que as empresas privadas não têm regras na hora de atribuir ajudas de custo?
Na verdade, não. O que acontece é que as empresas privadas podem definir os montantes e as condições em que essas ajudas são atribuídas, com algumas limitações.
Ou seja, dada a ausência de um regime geral ou especial relativo às ajudas de custo no sector privado, os valores tabelados servem muitas vezes de referência para compensar os trabalhadores, mas as empresas privadas podem pagar outros montantes se assim o pretenderem. Contudo, os valores de referência da Função Pública regem os limites máximos para a isenção de IRS e Segurança Social.
Outro ponto importante quando se fala de ajudas de custos, é que estas devem apenas ocorrer quando os trabalhadores ou órgãos sociais se deslocam em serviço e têm despesas consequentes dessa deslocação, ou seja, não devem ser incluídas na folha salarial nem ser acrescidas à remuneração habitual do trabalhador quando não existem deslocações.
Quais são as ajudas de custo mais comuns suportadas pelas empresas?
Como referimos logo no início deste artigo, as ajudas de custo aplicam-se às despesas que os trabalhadores têm quando se deslocam em trabalho, dentro ou fora do país. E nestas deslocações existem três categorias de custos mais comuns:
- Transporte: Pode englobar os custos com a deslocação na viatura do trabalhador, combustível, portagens, parquímetros, despesas com aluguer de carro, bilhetes de transportes públicos, entre outros.
- Alojamento: Despesas relacionadas com estadias, como por exemplo os custos da estadia num hotel ou outro tipo de alojamento.
- Refeições consequentes da deslocação.
Nota: Consoante o tipo de deslocações podem ser contempladas outras despesas.
Quais são os valores tabelados para as ajudas de custo relacionadas com o transporte?
Quando as empresas privadas têm dúvidas sobre o valor das ajudas de custo a atribuir aos seus trabalhadores, por norma, seguem os valores de referência do sector público.
No caso do subsídio de transporte, o Estado paga aos seus colaboradores ajudas de custo consoante o tipo de veículo utilizado, mas também por cada quilómetro feito.
E para ficar com uma ideia mais clara, os valores aplicados atualmente no sector público são os seguintes:
| Tipo de transporte | Valor da ajuda de custo por km |
| Transporte em automóvel próprio | € 0,36/km |
| Transportes Públicos | € 0,11/km |
| Transporte em veículo motorizado não automóvel | € 0,14/km |
Já no caso do transporte ser realizado através do aluguer de um automóvel, então o valor é pago consoante o número de funcionários e por quilómetro, com base na seguinte tabela:
| Aluguer de um automóvel | Valor da ajuda de custo por km |
| Um funcionário | € 0,34/km |
| Dois funcionários (a cada um) | € 0,14/km |
| Três ou mais funcionários (a cada um) | € 0,11/km |
Valores de referência das ajudas de custo para estadias em outras zonas de Portugal e no Estrangeiro
No que diz respeito às estadias, os valores variam consoante os cargos dos trabalhadores e se as deslocações são em território nacional ou não.
| Estadias em Portugal incluindo as regiões autónomas | Ajudas de custo |
| Trabalhadores em geral em funções públicas | € 50,20 |
| Administradores, gerentes, membros do Governo e quadros superiores | € 69,19 |
| Estadias no estrangeiro | Ajudas de custo |
| Trabalhadores em geral em funções públicas | € 89,35 |
| Administradores, gerentes, membros do Governo e quadros superiores | € 100,24 |
O valor de referência do subsídio de alimentação é o mesmo das ajudas de custo das refeições?
Sim, se tivermos em conta os valores de referência da Função Pública. Relembramos que o subsídio de alimentação não paga IRS nem Segurança Social até 6,00€ quando é pago em dinheiro, e 9,60€ quando é pago em vales ou cartão refeição.
No entanto, se uma empresa privada quiser pagar um valor superior a estes montantes é livre de fazê-lo. Mas o montante excedente a estes valores de referência será tributado.
Quando é que as ajudas de custo são consideradas rendimentos de trabalho dependente?
Consideram-se rendimentos de trabalho dependente os montantes excedentes das ajudas de custo que referimos neste artigo ou quando não tenham sido prestadas contas das despesas até ao fim do exercício.
Na prática isto significa que as ajudas de custo estão isentas de IRS até aos montantes que indicamos nas tabelas referentes aos transportes, estadias e refeições, desde que sejam devidamente declaradas dentro do prazo. Caso a sua empresa pretenda suportar um valor superior ou não cumpra os critérios legais, então o montante excedente é considerado um rendimento de trabalho dependente e fica sujeito à tributação de IRS e da Segurança Social.
As ajudas de custo pagam tributação autónoma?
As ajudas de custo estão sujeitas a tributação autónoma, à taxa de 5%, quando os encargos efetuados ou suportados não são totalmente faturados aos clientes ou quando não são tributados na esfera dos trabalhadores em sede de IRS.
Isto significa que quando as ajudas de custo são faturadas aos clientes, a sua empresa não fica sujeita à tributação autónoma, e essa despesa será aceite em termos fiscais. Contudo, para as ajudas de custos serem aceites é necessário comprovar a existência das mesmas. Já se as ajudas de custo forem sujeitas à tributação de IRS, a sua empresa também ficará isenta do pagamento da tributação autónoma.
Caso a sua empresa precise de ajuda para conhecer todos os procedimentos legais e contabilísticos que envolvem as ajudas de custo, não hesite em contactar-nos.
Na Mário Moura Contabilidade temos mais de duas décadas de experiência a ajudar empresas a prosperar no mundo dos negócios. Teremos todo o gosto de ajudá-lo a si e à sua empresa.
Até breve!
