Ajudas de custo 2025: valores atualizados
As ajudas de custo são um tema crucial para empresas e trabalhadores, pois representam compensações financeiras para despesas associadas ao desempenho de funções profissionais fora do local de trabalho habitual.
Em 2025, surgem algumas alterações que podem impactar os valores a pagar, com novas regras na tributação destas compensações. Deve, portanto, considerá-las para saber quanto é que um colaborador custa à empresa.
Neste artigo, explicamos tudo o que precisa de saber sobre as ajudas de custo em Portugal, para que possa organizar o ano fiscal da sua empresa.
O que são as ajudas de custo?
As ajudas de custo são montantes pagos pelas empresas aos seus colaboradores para cobrir despesas relacionadas com deslocações em serviço.
Estas despesas podem incluir alojamento, alimentação e transporte, e são especialmente relevantes para os trabalhadores que precisam de viajar com frequência em trabalho.
Qual a legislação que regulamenta as ajudas de custo?
No setor privado, não há uma legislação específica para ajudas de custo. No entanto, muitas empresas têm como referência o Decreto-Lei n.º 106/98, de 24 de abril, que define as regras para a Função Pública.
Este decreto estabelece, por exemplo, os tipos de deslocações que dão lugar a abono e as distâncias mínimas para o reembolso.
Independentemente disso, as empresas podem definir as suas próprias regras e valores. No entanto, se pagarem acima do valor de referência, as ajudas de custo ficam sujeitas a IRS.
Que tipo de ajudas de custo existem?
Dado que as ajudas de custo cobrem as despesas dos trabalhadores em deslocações profissionais, dentro ou fora do país, as mais comuns são:
- Transporte: combustível, portagens, estacionamento, bilhetes de avião, aluguer de carro, entre outros;
- Alojamento: estadia em hotel ou outro tipo de alojamento equiparado;
- Refeições: gastos com alimentação durante a deslocação.
Além disso, podem-se considerar outras despesas, dependendo do tipo de viagem que se realizar.
Em que situações são pagas ajudas de custo?
Segundo a legislação, podem existir ajudas de custo para dois tipos de deslocações: diárias e por dias consecutivos.
As deslocações diárias realizam-se num período de 24 horas, enquanto as deslocações por dias sucessivos se realizam num período que ultrapassa as 24 horas.
Os trabalhadores só recebem este abono se a deslocação diária for superior a 20 km do local de trabalho. Para deslocações de vários dias seguidos, a distância mínima é de 50 km.
Quais os valores das ajudas de custo?
Os valores de referência dividem-se em três categorias: alimentação, transporte e deslocações.
É importante relembrar que estes valores das ajudas de custo também se aplicam a deslocações no estrangeiro.
1. Alimentação
O valor do subsídio de alimentação varia em função do meio de pagamento, isto é, se é pago juntamente com o resto do salário ou em cartão ou vale refeição.
Assim sendo, os valores que não estão sujeitos a IRS nem Segurança Social são:
| Meio de pagamento | Valor de referência |
| Dinheiro | 6,00€/dia |
| Cartão | Até 10,20€/dia |
2. Transporte
Neste caso, o reembolso é feito com base num valor fixo por quilómetro percorrido, que inclui combustível, portagens e estacionamento.
O montante varia conforme o meio de transporte utilizado: viatura própria, mota ou transporte público.
Estes são os valores aplicados na Função Pública. Se forem ultrapassados, há tributação em IRS e Segurança Social, servindo também como referência para o setor privado:
| Tipo de transporte | Valor referência |
| Transporte em automóvel próprio | 0,40€/km |
| Transportes públicos | 0,11€/km |
| Transporte em veículo motorizado não automóvel | 0,14€/km |
Para carros alugados, o cálculo considera o número de trabalhadores a bordo, sendo os valores de referência:
| Número de passageiros | Valor referência |
| Um funcionário | 0,38€km |
| Dois funcionários | 0,16€/pessoa por km |
| Três ou mais funcionários | 0,12€/pessoa por km |
3. Estadia em Portugal e no estrangeiro
No que diz respeito às estadias, os valores variam consoante os cargos dos trabalhadores e se as deslocações são em território nacional ou não.
De acordo com o Decreto-Lei n.º 1/2025, de 16 de janeiro, os valores de referência das ajudas de custo em 2025 para a Função Pública são:
| Função | Valores de referência para estadias em Portugal (incluindo regiões autónomas) | Valores de referência para estadias no estrangeiro. ( Para 2025 a definir através de Portaria) Os valores que vigoraram em 2024 |
| Membros dos dos órgãos sociais | 72,65€ | 167,07€ |
| Trabalhadores em geral | 65,89€ | 148.91€ |
As ajudas de custo estão sujeitas a tributação?
Os valores que ultrapassam os limites das ajudas ou que não sejam justificados dentro do prazo são considerados rendimentos de trabalho dependente.
Na prática, isto significa que as ajudas de custo estão isentas de IRS até aos montantes definidos para transportes, estadias e refeições, desde que sejam devidamente declaradas.
Se a empresa pagar um valor superior ou não cumprir as regras, o excedente será tributado em IRS e Segurança Social como parte do salário.
As ajudas de custo pagam tributação autónoma?
As ajudas de custo têm uma tributação autónoma de 5% quando não são totalmente faturadas aos clientes ou não são tributadas em IRS na esfera dos trabalhadores.
Na prática, se estes valores forem incluídos na fatura ao cliente, a empresa não paga tributação autónoma e a despesa é aceite fiscalmente. No entanto, é essencial comprovar a sua existência.
Se as ajudas de custo forem tributadas em IRS, a empresa também fica isenta da tributação autónoma.
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