Arquivo Digital e Gestão Documental: qual a melhor opção?
A gestão de documentos é uma tarefa crítica para as empresas que desejam manter a organização e cumprir as obrigações legais. No entanto, com a transformação digital, surge uma dúvida: arquivo digital ou gestão documental tradicional?
Este artigo explora o conceito de arquivo digital, as suas vantagens e como é que a tecnologia pode transformar a gestão das informações na sua empresa.
O que é a gestão documental?
A gestão documental é um sistema que organiza, arquiva e facilita o acesso a processos e documentos de forma digital.
Esta é uma solução que centraliza toda a informação relevante de uma empresa, desde a criação de um documento até ao seu encerramento.
Este sistema é uma evolução do modelo tradicional de arquivos físicos, promovendo maior eficiência, segurança e produtividade no dia a dia das organizações.
Como funciona a gestão documental?
A gestão documental digitaliza e centraliza os processos, permitindo que toda a informação esteja acessível através de uma aplicação específica.
Funciona com base nos seguintes pilares:
- Organização automática: os documentos são arquivados de forma lógica e uniforme;
- Acompanhamento de revisões: todas as alterações são registadas, criando um histórico completo do documento;
- Acesso seguro: apenas os utilizadores autorizados podem consultar ou editar os ficheiros, com encriptação dos dados e gestão de permissões;
- Disponibilidade constante: a informação pode ser acedida 24/7, de qualquer lugar, com backups automáticos para garantir a recuperação em caso de falha.
Em suma, o sistema automatiza tarefas que antes se faziam manualmente, poupando tempo e recursos.
Quais as vantagens da gestão documental?
A gestão documental é uma ferramenta indispensável para as empresas que procuram otimizar operações e aumentar a eficiência nos seus negócios.
Por isso, as suas principais vantagens são:
- Melhoria na produtividade, pois reduz o tempo de procura e gestão de documentos;
- Segurança reforçada, ao garantir a encriptação e controlo de acessos;
- Redução de custos, ao reduzir custos com o papel, cópias físicas e espaço de arquivo;
- Menor margem de erro, pois permite a centralização e uniformização de processos, que facilitam a deteção e correção de falhas;
- Acompanhamento das alterações feitas em documentos e processos, útil em inventários ou fluxos de trabalho complexos;
- Documentação disponível a qualquer momento e em qualquer lugar;
- Promove práticas amigas do ambiente ao reduzir o uso de recursos físicos.
O que é um arquivo digital?
Um arquivo digital refere-se ao armazenamento, organização e gestão de documentos em formato eletrónico.
Este tipo de arquivo utiliza software especializado para substituir os arquivos físicos, otimizando processos e reduzindo custos.
Alguns exemplos de documentos que podem arquivas digitalmente são os contratos, faturas e registos financeiros como a IES.
Além disso, o arquivo digital está alinhado com a legislação portuguesa, garantindo conformidade com normas de armazenamento e acesso seguro.
Como funciona o arquivo digital?
O funcionamento de um arquivo digital baseia-se em quatro pilares essenciais:
- Digitalização de documentos: conversão de documentos físicos para formatos digitais;
- Organização: atribuição de categorias e tags para facilitar a pesquisa;
- Acessibilidade: acesso remoto através de plataformas seguras;
- Segurança: utilização de assinatura digital e encriptação para proteger os dados.
Quais são os benefícios do arquivo digital para as empresas?
A adoção de um sistema de arquivo digital traz inúmeras vantagens que impactam de forma positiva a eficiência e a competitividade das empresas.
Aqui estão os principais benefícios em implementar este sistema:
1. Redução de custos e espaço
O arquivo digital elimina a necessidade de arquivos físicos volumosos, reduzindo os custos associados ao papel, impressão e espaço de armazenamento.
2. Aumento da eficiência
Com documentos organizados e acessíveis digitalmente, os colaboradores poupam tempo em tarefas administrativas.
3. Sustentabilidade
Ao optar pelo arquivo digital, a sua empresa contribui para a redução do consumo de papel e promove práticas mais ecológicas.
4. Conformidade legal
O arquivo digital facilita o cumprimento de obrigações fiscais e legais, como a apresentação de documentos em auditorias ou a submissão de informações à Autoridade Tributária.
Qual a legislação que regulamenta o arquivo digital?
O Decreto-Lei 28/2019 trouxe uma mudança significativa na forma como os documentos fiscalmente relevantes são geridos.
Antes desta legislação, apenas os documentos em papel eram considerados válidos. Com a nova regulamentação, passou a ser permitido digitalizar e arquivar em formato eletrónico faturas, documentos de transporte, recibos e outros registos da empresa.
Qual a ligação entre o arquivamento digital e a desmaterialização de documentos?
Com esta medida, os documentos já não precisam de ser mantidos em formato físico, desde que sejam digitalizados de forma clara, legível e em conformidade com os padrões exigidos.
Esta desmaterialização permite que empresas e empresários reduzam a dependência de arquivos físicos, promovendo uma maior eficiência e redução de custos operacionais.
Tenho de manter os registos por quanto tempo?
O prazo geral de conservação dos registos e documentos fiscais é de 10 anos, salvo se houver um prazo diferente estabelecido por lei.
Quando se trata de faturas em papel com IVA, o arquivo digital elimina a necessidade de manter os documentos em formato físico.
No que diz respeito à destruição do documento físico, pode destruir o original em papel após:
- O exercício do direito à dedução do IVA;
- A verificação do registo contabilístico, conforme o n.º 4 do Artigo 44.º do Código do IVA.
Como fazer um arquivo digital?
Para criar um arquivo digital eficiente, deve:
- Escolher um software de gestão documental;
- Digitalizar documentos existentes;
- Implementar um sistema de organização, definindo categorias e pastas digitais claras;
- Formar a equipa, para garantir que todos os colaboradores compreendem como se utiliza o sistema.
Importância do arquivo digital na contabilidade
A contabilidade é uma das áreas que mais beneficia da digitalização, pois permite que as empresas partilhem os documentos em tempo real com os seus contabilistas, reduzindo burocracias.
Por outro lado, garante a conformidade legal, ao permitir o cumprimento de prazos de arquivamento obrigatórios e ao oferecer maior segurança, com backups e controlo de acessos.
Este sistema agiliza também a pesquisa e a partilha de informações, facilitando auditorias e revisões contabilísticas, enquanto promove práticas mais sustentáveis ao minimizar o uso de papel.
Na Mário Moura Contabilidade, utilizamos o Software de Gestão OyO, uma tecnologia de ponta que disponibilizamos gratuitamente aos nossos clientes, com o objetivo de fortalecer a nossa comunicação e otimizar os processos de gestão.
Com o nosso sistema de arquivo digital, pode aceder às informações contabilísticas rapidamente e com total segurança.
Quer tornar a sua empresa mais eficiente?
O arquivo digital e a gestão documental são indispensáveis para otimizar os processos internos das empresas, garantindo maior eficiência, organização e segurança no tratamento de informações.
Com a transição para o digital, é possível reduzir custos operacionais, agilizar a pesquisa e partilha de documentos e assegurar o cumprimento das exigências legais relacionadas com o arquivamento e a conservação de registos.
Nesse sentido, manter-se atualizado sobre as melhores práticas e regulamentações na área da digitalização de documentos é essencial para garantir que a sua empresa se mantém competitiva e preparada para os desafios do futuro.
Contacte-nos e descubra como é que podemos otimizar a contabilidade da sua empresa e transformar a gestão documental num processo mais eficiente e sustentável.
Até breve!
Nota: A informação que consta no artigo não é vinculativa e não invalida a leitura integral de documentos que suportem a matéria em causa.
