A sua empresa precisa de Certificação PME? Saiba como deve proceder

Nos últimos anos, muitas PMEs portuguesas têm beneficiado de alguns apoios e incentivos que podem ser bastante atrativos em algumas áreas de negócio. No entanto, não basta reunir as condições mínimas para conseguir ter acesso a algumas medidas criadas pelo Governo. Para ser uma PME certificada precisa de comprovar que a sua empresa cumpre os critérios exigidos. E é para isso que existe a Certificação PME.

E se neste momento a sua empresa está a viver um período financeiro complicado devido à pandemia do Covid-19, esta certificação pode ser essencial para conseguir alguns apoios, como é o caso do Programa Apoiar.

Mas se não sabe como proceder para obter uma Certificação PME, não se preocupe, pois de seguida explicamos tudo aquilo que precisa saber. Fique a conhecer para que serve esta certificação, se existem custos associados, e como pode obtê-la. Saiba ainda que operações pode fazer ao longo do tempo, caso pretenda manter esta certificação sem interrupções.

O que é a Certificação PME?

A Certificação PME é um serviço que atesta o cumprimento dos critérios de micro, pequena e média empresa por parte de empresas nacionais. Ou seja, é através desta certificação que uma micro, pequena ou média empresa pode provar o seu estatuto para efeitos administrativos.

A partir do momento em que regista e certifica a sua empresa, existe a possibilidade dos seus financiadores, clientes e todas as entidades da Administração Pública, consultarem a dimensão da sua empresa e o seu estatuto.

Mas se está a questionar-se sobre os benefícios que existem em ter este estatuto, saiba que com um Certificado PME a sua empresa pode candidatar-se a apoios, ter acesso a fontes de financiamento, obter incentivos específicos para PMEs, benefícios fiscais ou prazos de pagamentos reduzidos. 

E caso tenha interesse em beneficiar deste estatuto, deve fazer a certificação de forma eletrónica através do site do IAPMEI.

A Certificação PME tem custos associados para a minha empresa?

Não, este serviço é totalmente gratuito e apenas requer que as empresas cumpram os requisitos exigidos para continuarem a beneficiar desta certificação e estatuto.

Como é que eu posso pedir esta certificação pela primeira vez?

Em primeiro lugar vai precisar de fazer um registo eletrónico da sua empresa no serviço de Certificação PME. Na hora de registar a sua empresa vai ter que preencher um formulário com os dados de identificação da sua empresa e definir uma password de acesso.

É importante esclarecer que este registo é apenas efetuado uma vez. A partir do momento em que a sua empresa fizer o registo ela vai permanecer como utilizadora registada neste serviço, mesmo que não o utilize. E sempre que pretender aceder à sua área de certificação PME, basta colocar o seu número de identificação fiscal e a password.

Assim que tiver concluído o registo, é hora de preencher o formulário de identificação do/da representante da empresa perante este serviço. Não se esqueça que esta ficha deve ter sempre os dados atualizados, de forma a receber todas as comunicações eletrónicas, como os prazos limites para a sua certificação.

Por fim, após cumprir estes passos, fica então disponível o formulário de primeira certificação. Este formulário deve ser devidamente preenchido e submetido com as seguintes informações:

• Identificação da sua empresa: Vai ter que indicar o nome ou designação social, endereço ou sede social, número de identificação fiscal e da segurança social, forma jurídica e CAE. Para além disso, são pedidas as datas de constituição e início da atividade ou de fusões ou cisões recentes, bem como o capital ou património da empresa.

• Informações relativas à classificação da entidade que requer a certificação: Nestes campos vai ser necessário identificar sócios e participantes da sua empresa, bem como indicar a percentagem de participação de cada um. Depois existe também a necessidade de identificar os direitos de voto ou eventuais formas de controlo, bem como disponibilizar informações de cada sócio ou acionista, empresa participante ou ainda todos os relacionados relevantes. Esta informação tem como objetivo averiguar a possibilidade de beneficiar dos tratamentos mais favoráveis previstos na lei.

• Informações sobre a atividade da sua empresa: Aqui vai ter que indicar os efetivos, volume de negócios e balanço da empresa, as entidades parceiras e associadas diretas e indiretas, que sejam relativos ao número de exercícios necessários ao apuramento do estatuto.

Nota: É importante esclarecer que os formulários de certificação são personalizados, e por isso mesmo as informações requisitadas podem variar conforme as caraterísticas concretas da sua empresa e com quem ela se relaciona.

A certificação PME precisa de ser renovada?

Sim. Caso a sua empresa pretenda manter a certificação ao longo do tempo sem interrupções, a sua empresa vai precisar de proceder à renovação/manutenção da Certificação PME. Para manter a sua certificação vai ter que preencher e submeter os respectivos formulários de certificação, consoante as alterações que a sua empresa apresentar.

Contudo, dado que já preencheu diversas informações sobre a sua empresa, se nada mudar, a maioria dos campos já vão estar devidamente preenchidos. Neste caso, tudo o que vai ter que fazer é preencher os dados de efetivos e financeiros do último exercício completo.

No entanto, existem várias operações de certificação que deve conhecer, caso a sua empresa esteja abrangida por uma delas. Vamos então ver de seguida os tipos de operações que existem e para que servem.

Que tipos de operações de certificação existem e para que servem?

Em primeiro lugar é importante esclarecer que existem diferentes tipos de operações de certificação, que vão desde o momento da primeira certificação até a casos mais complexos, onde existe a necessidade de comunicar várias alterações. E para não ter problemas na hora de renovar a sua certificação, deve estar a par das opções que existem. São estas as seguintes:

Primeira certificação:

Tal como vimos, esta é a operação que qualquer micro, pequena e média empresa, não certificada, deve proceder para ser uma PME certificada.

Renovação da certificação

É a operação para empresas que já tenham a Certificação PME e pretendam renová-la. Este procedimento apenas deve ser feito após a empresa já ter procedido à entrega de declaração anual contabilística e fiscal de um novo exercício. Ou seja, nesta operação apenas vão ser apresentados os dados efetivos e financeiros de um novo exercício económico, uma vez que não existem outras alterações a comunicar, por já terem sido efetuadas ou por não terem ocorrido. Esta operação não permite corrigir ou comunicar dados, sem ser os efetivos e financeiros.

Alteração de elementos da certificação

É uma operação que as empresas já certificadas podem fazer, desde que pretendam alterar dados que foram declarados. Por exemplo, nesta declaração podem ser alterados dados de identificação e de caraterização, detenções, aquisições ou alienações de participações sociais, fusões, cessação da atividade ou a dissolução da empresa ou de entidades com quem tinham relacionamentos diretos ou indiretos.

O objetivo desta declaração é alterar dados que já tinham sido comunicados e não acrescentar informação que não foi devidamente comunicada. Estas alterações devem ser sempre comunicadas de forma obrigatória e num prazo de 30 dias úteis após a ocorrência.

Confirmação de estimativas

Esta operação destina-se a empresas que já estejam certificadas e tenham apresentado dados de efetivos e financeiros estimados. Estes dados podem ser relativos à sua empresa ou relativos a parceiros ou associados. A confirmação de estimativas, tal como o nome indica, serve para confirmar os dados estimados apresentados. Esta é uma operação obrigatória para qualquer empresa que tenha obtido uma Certificação PME com dados estimados e esteja no período de entrega da respetiva declaração anual contabilística e fiscal às Finanças.

O prazo para proceder a esta operação é de 30 dias úteis após a entrega da declaração e esta tem efeitos retroativos. Ou seja, vai ser recalculado o estatuto, de forma retroativa, em função dos dados definitivos que declarou.

Renovação atrasada da certificação

Esta operação destina-se às empresas que detinham a Certificação PME, mas que a deixaram caducar no ano decorrente. O objetivo desta operação passa por voltar a adquirir a Certificação PME para a sua micro, pequena ou média empresa.

Atualização da certificação

É uma operação que se destina apenas às empresas que têm a sua certificação PME caducada há mais tempo, caducidade de longa duração, ou no caso da sua certificação ter sido revogada. O objetivo passa novamente por voltar a ter a Certificação PME válida.

Correção de dados relativos à primeira certificação

As empresas que tenham sido certificadas pela primeira vez e tenham detetados erros ou enganos no preenchimento de dados, devem usar esta operação para corrigir esses erros. Para conseguir efetuar esta operação, a correção deve ser feita no prazo de 30 dias a contar da submissão da operação de primeira certificação.

Correção de dados relativos à renovação da certificação

O objetivo é o mesmo do que a anterior, mas em vez de ser referente à primeira certificação, os erros são relativos à renovação da certificação. O prazo para esta operação também é de 30 dias a contar da data de submissão da operação de renovação da certificação da empresa.

Para além destas operações de correção de dados, as empresas certificadas também podem no prazo de 30 dias após as operações alterar dados relativos a:

• Alteração de elementos da certificação:
• Confirmação de estimativas;
• Renovação atrasada da certificação;
• E na atualização da certificação.

O que posso fazer se a minha empresa estiver com dificuldades em apresentar os dados que são pedidos?

Se a sua empresa tiver dificuldades em perceber alguns dos procedimentos exigidos pelo IAPMEI, o melhor é consultar as FAQ que se encontram no site da entidade. Se mesmo assim as dúvidas persistirem e tiver urgência em requerer esta certificação para conseguir um apoio ou benefício, então deve contactar o seu gabinete de contabilidade para que o ajude a lidar com todo o processo.

Na Mário Moura Contabilidade contamos com uma vasta experiência em ajudar os nossos clientes a terem acesso a todos os benefícios fiscais e apoios estatais. Por isso, se precisar de ajuda neste processo, não hesite em contactar-nos. Teremos todo o gosto em ajudá-lo.

Até breve!
Mário Moura Contabilidade