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Contabilidade digital: Quais são as mudanças e vantagens para a sua empresa?

Numa era digital, são várias as profissões que tiveram que atualizar os seus procedimentos através do uso da tecnologia. E no mundo contabilístico a realidade não foi diferente. Dado que os procedimentos manuais e os documentos em suporte físico dificultavam os níveis de produtividade e pontualidade, a modernização acabou por ser um passo inevitável num universo extremamente burocrático e analítico.

E por isso mesmo, nos últimos anos, a contabilidade digital assumiu um papel preponderante no mercado, e acabou por trazer uma lufada de ar fresco a esta profissão.

Mas em termos práticos, o que é que esta mudança trouxe às empresas? Quais são as vantagens de ter um gabinete com contabilidade digital em vez de uma contabilidade tradicional?

Se procura uma resposta a estas perguntas ou se está a ponderar contratar um gabinete que dispõe de contabilidade digital, de seguida, vamos explicar tudo aquilo que precisa saber. Descubra ainda quais são os principais benefícios da contabilidade digital e que funcionalidades a sua empresa pode usufruir através de um bom software de gestão.

O que é a contabilidade digital e o que muda com a sua utilização?

Tal como o próprio nome indica, a contabilidade digital, não é nada mais nada menos, que a aplicação da tecnologia digital nos serviços de contabilidade.

Até há uns anos atrás, um gabinete de contabilidade tradicional tinha que cuidar das contas dos seus clientes, preencher planilhas contabilísticas manualmente, bem como comunicar, gerir e organizar toda a documentação em papel proveniente da atividade dos clientes. Em termos práticos, imagine a quantidade de folhas e documentos que têm que ser organizados e arquivados em inúmeros dossiers, e a atenção ao pormenor que é necessária para não existirem erros na hora de fazer as inúmeras declarações e documentos.

Mas com a evolução da tecnologia e a digitalização, ficar preso ao passado não é propriamente vantajoso, uma vez que já existem softwares que lhe permitem elevar para outro patamar todos os processos contabilísticos. E, ao colocarmos a tecnologia do nosso lado, criamos um mundo mais eficiente, onde clientes e profissionais podem facilmente beneficiar de uma gestão mais simples, rigorosa e interativa.

Para além disso, salientamos ainda que esta digitalização ajuda a:

  • aumentar a produtividade e pontualidade
  • poupar dinheiro em custos operacionais desnecessários
  • tornar todos os processos mais transparentes

Dito isto, a contabilidade digital torna a maioria dos processos quase automáticos para os contabilistas e clientes. E ao contrário do que se pode pensar, quando isto acontece, os contabilistas não deixam de ser essenciais. Pelo contrário. A sua função torna-se ainda mais especializada.

Porquê?

Porque um contabilista que usa a tecnologia a seu favor pode focar-se em analisar os dados, interpretá-los e criar os devidos relatórios. Mas não só. Ao ter ao seu dispor ferramentas que melhoram a sua produtividade, o contabilista pode ter um papel de consultor, dando os conselhos necessários para os seus clientes tomarem as melhores decisões para os seus negócios.

O que pode ser feito através da contabilidade digital?

Embora cada empresa de contabilidade digital tenha o seu software de eleição, que pode permitir mais ou menos funcionalidades, na Mário Moura Contabilidade sempre fizemos questão de andar de mãos dadas com a tecnologia, para oferecer os melhores serviços aos nossos clientes.

Por isso, o software que dispomos, oferece aos nossos clientes as seguintes funções:

  • Digitalização dos documentos;
  • Arquivo digital;
  • Gestão documental;
  • Gestão Financeira;
  • Gestão de Recursos Humanos;
  • Integração da contabilidade no nosso software.

Se não souber em que consiste cada uma destas funcionalidades vamos explicar-lhe resumidamente o que pode fazer através destas funções.

Digitalização documental, arquivo digital e gestão documental

Embora sejam funcionalidades diferentes, é mais fácil perceber os três processos quando falamos dos mesmos juntos. E já vamos explicar o porquê. Mas em primeiro lugar não podemos deixar de assinalar, que estas três funções oferecidas pelo nosso software melhoram e muito o dia a dia dentro de uma empresa. Afinal, não é novidade que a organização e gestão de documentos é um problema que muitas empresas enfrentam. Já para não falar nos custos associados à impressão em papel de toda a documentação, e o espaço que é necessário ter disponível para um armazenamento dos documentos em suporte físico.

Mas estes problemas são facilmente resolvidos quando temos um software que permite digitalizar toda a documentação e arquivá-la digitalmente. Ao ter todos os documentos da sua empresa digitalizados dentro de um arquivo digital, não só lhe permite consultar toda a documentação facilmente, como diminui drasticamente a possibilidade de perder documentos importantes.

Na realidade, ao utilizar um software que dispõe destas funções, este vai tirar-lhe um peso dos ombros, uma vez que existem backups permanentes dos seus documentos. Isto quer dizer que, caso aconteça algum desastre e perca documentos essenciais para a sua empresa poderá sempre recuperá-los através desses backups.

Na maioria dos casos, todos os ficheiros passam a ser armazenados em cloud, onde a documentação é guardada com maior segurança.

E se pensa que toda esta gestão documental é difícil, engana-se. A introdução dos vários tipos de documentos é bastante simples, e pode fazer uploads de ficheiros, digitalizá-los, importá-los ou até enviá-los por email. As possibilidades são muitas e a organização é ainda mais simples. Basta criar pastas para conseguir facilmente identificar e reunir em categorias toda a sua documentação.

Para além disso, as funcionalidades dentro da gestão documental permitem-lhe criar vários níveis de hierarquia de workflow, bem como criar pedidos de aprovação. Por fim, pode facilmente consultar os históricos de aprovações e ter à sua disposição um sistema otimizado, onde é possível o preenchimento automático de campos em determinadas funções.

Assim que estiver familiarizado com o software vai ficar espantado com o tempo que vai poupar na gestão documental da sua empresa, e no impacto que a mesma tem nas suas contas anuais, ao diminuir o uso recorrente de tinteiros e impressoras.

Gestão Financeira

Quando utilizamos um software capaz de integrar não só a gestão documental, como também a gestão financeira, reunimos num único programa duas funções essenciais para uma empresa ter sucesso.

Através da gestão financeira digital é possível fazer o planeamento de pagamentos, verificar se estes foram pagos e o que é que está em atraso, ou seja, não só fica como uma visão global de todos os pagamentos, como consegue ter acesso à sua faturação de forma detalhada.

Para além disso, fica ainda mais simples aceder e controlar as faturas dos fornecedores e exportar documentos.

E claro que ao utilizar um software de gestão financeira vai conseguir fazer a importação do ficheiro SAFT para registo e ter o controlo das faturas que foram emitidas. Mas as vantagens e funções não terminam por aqui. Por exemplo, o nosso software permite aos nossos clientes integrarem as suas contas bancárias, podendo assim gerir as diferentes contas e efetuar diversas operações. Se quiser fazer uma reconciliação de todos os movimentos ou uma importação offline, também irá conseguir sem qualquer dificuldade.

Ao ter estes processos todos otimizados, a sua empresa consegue ter acesso, de forma rápida e simples, aos seus ganhos e despesas, podendo analisar os mesmos quando quiser. Desta forma não terá dificuldades em perceber se os seus objetivos estão ou não a ser cumpridos.

Gestão de Recursos Humanos

A gestão de recursos humanos através do nosso software é outra das mais valias que disponibilizamos aos nossos clientes. A verdade é que a gestão de colaboradores envolve inúmeras burocracias, mas também a necessidade de atenção aos mais pequenos detalhes. E por isso mesmo, esta funcionalidade permite:

  • Registo de colaboradores: Para além de conseguir ter toda a informação registada e os documentos anexados, os seus colaboradores podem facilmente atualizar os seus dados através de um login pessoal.
  • Acesso imediato a contratos e documentos dos colaboradores: Consegue ter acesso imediato a todos os documentos relacionados com os seus colaboradores, como contratos, recibos e justificação de faltas, e ainda digitalizar sempre que quiser novos documentos.
  • Controlo de faltas e horas extras: Através do software é ainda mais fácil registar mensalmente as faltas e horas extras dos colaboradores, podendo o registo ser feito pelo administrador ou colaborador.
  • Banco de horas: Através desta função pode registar, controlar e consultar o saldo das horas extras e horas consumidas dos seus colaboradores.
  • Mapa de Quilometragem: De uma forma simples vai conseguir registar, controlar e ver os valores das deslocações de todos os seus colaboradores.
  • Ajudas de custo: Sejam despesas diárias nacionais ou internacionais, esta função permite um registo simples e o controlo dos valores associados às ajudas de custo de cada colaborador.
  • Registo de férias: E por fim, o nosso software permite fazer o registo das férias dos colaboradores, bem como a aprovação das mesmas pelo administrador. Além disso, pode facilmente consultar o mapa de férias e tem a possibilidade de exportá-lo através de uma folha de cálculo do excel.
Integração da sua contabilidade no software

Para terminar, o nosso software atualmente também já possibilita uma funcionalidade onde é possível partilhar constantemente a informação financeira com o software da sua contabilidade. E caso não esteja a par das vantagens que existem, podemos adiantar que através desta função é possível:

  • Evitar a perda de documentos;
  • Criar um sistema partilhado entre a sua empresa e o seu contabilista;
  • Não precisa de intervenientes para enviar diretamente os documentos para o seu contabilista;
  • Acaba definitivamente a inconsistência nas informações;
  • Passa a ter acesso à informação contabilística online quase em tempo real;
  • Ajuda a antecipar a previsão do IVA e melhora a pontualidade no cumprimento dos prazos e pagamentos;
  • Possibilita a automatização dos lançamentos;
  • Ajuda na projeção de receitas e despesas;
  • É mais fácil identificar problemas financeiros e a antecipar soluções;
  • Tem acesso a relatórios que vão ajudar a sua empresa na tomada de decisões;
  • E claro, aumenta a proximidade entre si e o seu gabinete de contabilidade.
O que é que a sua empresa ganha com a contabilidade digital?

Ao longo deste artigo identificamos várias vantagens e funcionalidades que podem melhorar consideravelmente o dia a dia da sua empresa. Desde o acesso fácil e rápido a documentos e informações, passando pelo aumento da segurança no tratamento de dados, e claro, não nos podemos esquecer da diminuição de custos e otimização de todos os procedimentos. Já para não falar, que tem a possibilidade de ter acesso a um software que permite englobar inúmeras funções, muitas destas fundamentais para o seu negócio prosperar, num único programa.

No fundo, ao contratar os serviços de um gabinete de contabilidade que usa a tecnologia para simplificar e melhorar os seus processos, vai beneficiar de um serviço premium, passando a ter ainda mais apoio, através de um serviço de contabilidade consultiva.

Claro que não podemos garantir que todos os gabinetes de contabilidade dispõem deste tipo de atendimento, serviços ou funcionalidades. No entanto, podemos garantir que na Mário Moura Contabilidade sempre estivemos intimamente ligados às novas tecnologias. E por isso mesmo, sabemos bem, o quanto a tecnologia pode ser benéfica para o seu negócio, pois já vimos os resultados junto dos nossos clientes.

Por isso, caso pretenda ter acesso a um software que permite otimizar os procedimentos da sua empresa e ao mesmo tempo usufruir do melhor que a contabilidade digital tem para oferecer, não hesite em contactar-nos.

Temos todo o gosto em esclarecer as suas dúvidas.

Até breve!
Mário Moura Contabilidade

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