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As faturas com QR Code vão ser obrigatórias a partir de janeiro

O que precisa de saber para evitar problemas com as Finanças?

Quando o Governo implementa medidas que simplificam a vida dos contribuintes, por norma, as empresas têm de adaptar-se rapidamente aos novos procedimentos legais.

Mas sempre que surgem novas regras é normal que apareçam dúvidas quanto ao que deve fazer. Afinal um pequeno erro pode ser suficiente para lhe trazer vários problemas fiscais no futuro. E se receia que isso aconteça com a emissão obrigatória de faturas com QR Code e ATCUD, então não se preocupe.

É que apesar dessa alteração legal poder parecer um pouco confusa, na verdade ela é mais simples do que aparenta. O importante é que a sua empresa esteja a par da legislação para poder cumpri-la, pois quanto mais cedo tiver, mais fácil será transitar para esta nova medida.

A contagem decrescente para a emissão de faturas com QR code e ATCUD já começou, e no mês de dezembro inicia-se o regime transitório. Por isso, se ainda não sabe como funcionam estes novos códigos e quais são as obrigações da sua empresa, nós vamos explicar-lhe tudo de seguida, nomeadamente o que estabelece a portaria nº 195/2020 e o Decreto-lei nº 28/2019, de 15 de fevereiro.

O que é o Código QR e como vão funcionar as faturas a partir de janeiro 2021?

De uma forma simples, o QR Code (Quick Response Code ou em português código de resposta rápida) é um código de barras bidimensional, capaz de conter muito mais informação que um código de barras normal, e que pode ser lido através do smartphone.

Para isso basta ter uma aplicação de leitura de QR Code no telemóvel, e através dela pode aceder de forma fácil e rápida aos detalhes contidos em cada código. Por exemplo, muitas empresas já o utilizam para facilitar os seus processos de faturação. Mas a grande novidade chega através da portaria nº195/2020 que estabelece que a partir de dia 1 de janeiro de 2021 este código deve constar em todas as faturas emitidas em Portugal. 

Na prática, o código QR vai facilitar a comunicação das faturas dos contribuintes à Autoridade Tributária e ao mesmo tempo vai ajudar a combater fraudes fiscais. Através deste código os seus clientes deixam de ser obrigados a solicitar o NIF na fatura para que as suas despesas constem no e-fatura.

Ou seja, a partir de janeiro, caso um cliente seu pretenda associar a despesa que fez em serviços ou produtos, basta descarregar uma aplicação de leitura do código QR e fazer um scan com a câmara do telemóvel. Como? Basta apontar a câmara ao código na fatura e aplicação trata do resto.

O que é que as empresas vão ter que garantir em relação à presença do QR Code nas faturas?

Em primeiro lugar, a sua empresa deve garantir que o código QR obedece às especificações definidas pela Autoridade Tributária e Aduaneira. Toda a informação e regras a seguir vão estar disponíveis brevemente no Portal das Finanças.

No entanto, se a sua empresa utiliza um programa de faturação eletrónica certificado, não tem que se preocupar com a inserção deste código. Isto porque os programas de faturação certificados vão passar a gerar os documentos da sua empresa de acordo com a nova legislação. Contudo, é importante que saiba que esta nova medida pode estender-se a vários documentos fiscais relevantes, e não apenas às suas faturas.

Outra das responsabilidades que a sua empresa passa a ter é a de garantir uma perfeita legibilidade do código QR dentro do corpo do documento, independentemente do formato que disponibiliza aos seus clientes. No caso de faturas com mais que uma página, então o código QR pode constar logo na primeira ou na última página.

É verdade que as faturas vão passar a ter um código único do documento?

Sim, é verdade. É que para além do código QR, as faturas e outros documentos vão passar a ter um código de validação da série, atribuído pelas Finanças, e um código único do documento, designado de ATCUD.

Mas vamos por partes.

No caso do código de validação, as empresas devem comunicar à Autoridade Tributária, por via eletrónica, a identificação das séries que vão ser utilizadas nas suas faturas e documentos, por cada estabelecimento e meio de processamento. Após a comunicação de cada série documental, a AT vai atribuir um código de validação.

Para que a sua empresa obtenha o código de validação das séries documentais, vai precisar de comunicar os seguintes elementos:

  1. O identificador da série do documento;
  2. O tipo de documento;
  3. Início da numeração sequencial a utilizar na série;
  4. A data prevista de início da utilização da série para a qual foi solicitado o código de validação.

Após comunicar estes elementos, a Autoridade Tributária atribui-lhe os respetivos códigos de validação. É importante esclarecer que este código é composto por uma cadeia de caracteres, com um comprimento mínimo de oito caracteres.

Por fim, o código único do documento, mais conhecido como ATCUD, vai ser composto pelo o código de validação da série e pelo número sequencial do documento dentro da própria série. Ou seja, o seu formato será: CodigodeValidação-NumeroSequencial.

Em termos de obrigações legais, o ATCUD deve constar obrigatoriamente em todas as faturas que emitir, bem como em outros documentos fiscalmente relevantes. No caso dos documentos terem mais que uma página, este código deve estar presente em todas. Já em algumas situações específicas, o ATCUD pode ter que constar imediatamente acima do código QR. Para além disso, tal como o código QR, este código também deve ter sempre uma legibilidade perfeita.

Em caso de dúvidas na fase de transição deste processo, a Mário Moura Contabilidade pode ajudar a sua empresa a adaptar-se às novas medidas do Governo, garantindo que não terá quaisquer problemas fiscais mais tarde.

Para isso basta contactar-nos que teremos todo o gosto em ajudá-lo.

Até breve!
Mário Moura Contabilidade

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