Como fazer um Orçamento empresarial para 2021

Está na hora de planear as suas contas

Se é empreendedor há vários anos e está habituado a lidar com as contas da sua empresa, sabe bem o quanto é importante fazer um orçamento empresarial anualmente. Um orçamento não só lhe permite gerir melhor as finanças da sua empresa, uma vez que todas as despesas e receitas devem constar nele, como também pode ajudá-lo a planear melhor o futuro da sua empresa com base no orçamento disponível e na previsão de lucros ou prejuízos.

Mas se é novo nestas andanças e constituiu a sua empresa há pouco tempo é bem provável que fazer um orçamento empresarial não pareça algo assim tão simples. Por exemplo, uma das principais dúvidas dos empresários é compreender ao certo o que se coloca num orçamento empresarial. No caso de ainda não ter uma resposta para essa pergunta, neste artigo vamos explicar de forma simples como fazer um orçamento empresarial para 2021 para ter as contas da sua empresa bem organizadas no próximo ano.

O que deve saber antes de identificar as suas despesas e as suas receitas

Em primeiro lugar é importante que defina que ferramenta vai usar para criar o seu orçamento empresarial para 2021. Este tipo de documento pode simplesmente ser feito através de uma folha Excel ou pode optar por criá-lo a partir de um software de gestão especializado. É importante que saiba que qualquer uma das opções permite criar um orçamento empresarial rigoroso. No entanto, hoje em dia, alguns softwares de gestão são mais práticos na hora de reunir todos os documentos, uma vez que permitem integrar outros programas e ter acesso à informação organizada em tempo real.

Após tomar a decisão de onde vai criar o seu orçamento empresarial para 2021 é hora de reunir todas as despesas da sua empresa. Embora não seja uma tarefa complexa, a verdade é que se a sua empresa não tiver a informação bem organizada podem existir alguns lapsos que comprometam o orçamento. Por isso, o melhor é investir algum tempo a fazer um levantamento cuidadoso, de forma a obter um orçamento empresarial o mais preciso possível.

Por fim, não se esqueça de definir os seus objetivos e escolher o modelo para o seu orçamento empresarial de 2021.

Quais são as despesas que a minha empresa deve colocar no orçamento?

Esta é uma das principais dúvidas na hora de fazer um orçamento empresarial, visto que as despesas podem ser fixas, variáveis e até pontuais ou inesperadas.

Para a sua empresa ter um orçamento rigoroso, o ideal é que constem todas as despesas previstas para o período analisado no documento. Ou seja, se o seu orçamento vai englobar os 12 meses de 2021, deve colocar no orçamento empresarial as despesas previstas para o ano inteiro, sejam elas fixas, variáveis ou pontuais.

Por norma, os custos fixos não são difíceis de identificar, uma vez que a sua empresa faz esses pagamentos de forma recorrente. Por exemplo, na lista dos custos fixos devem constar:

• Valores de arrendamentos (como é o caso de lojas, escritórios, armazéns, etc)
• Gastos mensais fixos, como por exemplo internet, telefones, telemóveis, entre outros.
• Custos com salários, seguros, pagamento de empréstimos, serviços de aluguer de frotas automóveis, avenças fixas, etc.
• Serviços de contabilidade e apoio legal;
• Outras despesas recorrentes do seu negócio, como softwares, serviços com pagamentos mensais, ou aluguer de tecnologias;
• Por último, não se esqueça dos valores que paga recorrentemente de taxas e impostos.

Contudo, a dificuldade aumenta na hora de identificar as despesas variáveis da sua empresa. Afinal, existem meses em que estas despesas podem não ter um peso significativo nas contas da sua empresa, mas existem outros em que os gastos são bastante elevados. Alguns exemplos de despesas variáveis são as deslocações, as contas da eletricidade, água e gás, os consumíveis, como o papel e os materiais de escritório, despesas com combustíveis, etc. Para além destas despesas mais óbvias, não se esqueça que fazem parte desta lista de despesas os custos com matérias-primas, serviços de marketing e publicidade variáveis, contratação de serviços ou freelancers sem avença mensal, etc.

Por último, não se esqueça que pode ser fundamental prever alguns custos que terá com despesas inesperadas ou pontuais. Claro que neste ponto pode ser impossível prever despesas que ainda não teve, uma vez que não sabe que imprevistos podem ou não surgir. No entanto, tal como nas finanças pessoais, para garantir uma boa gestão é fundamental ter sempre previsto um valor para um fundo de emergência. Este fundo vai servir para cobrir estas despesas inesperadas.

Alguns dos exemplos possíveis são as despesas com pequenas obras, avarias de equipamentos ou até a aquisição de materiais urgentes. Outras despesas que também pode considerar são os pagamentos pontuais, com a contratação de um serviço específico para resolver um problema ou até a compra de um presente para um novo parceiro.

Como fazer um orçamento empresarial para 2021 de forma simples

Se não estivermos a falar de orçamento empresarial complexo com o propósito específico, fazer um orçamento não tem que ser um bicho de 7 cabeças. Afinal, o que a sua empresa precisa numa primeira fase é perceber quanto é que entra de receitas e quanto é que sai para cobrir despesas. Esta análise não só vai permitir-lhe perceber qual é o valor que necessita para pagar as suas despesas e ter lucro, como vai ajudá-lo rapidamente a identificar o que precisa de ajustar.

Dito isto, para fazer o seu orçamento empresarial para 2021 apenas precisa de reunir todas as suas receitas e todas as suas despesas. Ou seja, basta colocar numa folha excel ou no seu software de gestão as receitas e depois as despesas. Depois deve calcular o valor estimado de lucro ou prejuízo com base nessa estimativa.

Claro que para o seu orçamento ser preciso é necessário fazer uma análise regular e inserir os dados reais obtidos mensalmente. Afinal, quando fazemos um orçamento para o ano seguinte estamos a projetar uma mapa com dados estimados, que servem de linha guia. À medida que vamos obtendo os dados reais do nosso negócio, basta substituirmos os valores estimados para esse mês. Depois, basta analisarmos novamente os resultados e ver se é necessário novos ajustes, cortes ou se o desempenho é o esperado.

Nota: No que diz respeito às receitas, uma vez que estamos a falar de previsões, estas podem ter por base os resultados do ano anterior ou de uma estimativa, caso tenha aberto a sua empresa há pouco tempo. Se a sua empresa já está em funcionamento há algum tempo, lembre-se que deve colocar todas as receitas relativas à venda de produtos ou serviços, investimentos, etc.

Caso tenha alguma dificuldade em fazer o orçamento empresarial de 2021 da sua empresa, recomendamos a utilização do software OyO – Organize Your Office. Para além deste software permitir a criação de um orçamento empresarial rigoroso de forma simples, tem ainda inúmeras funcionalidades que vão melhorar consideravelmente a gestão documental, financeira e os recursos humanos da sua empresa.

Estes são pequenos investimentos que podem fazer toda a diferença no sucesso da gestão e produtividade da sua empresa.

Se entretanto precisar de algum apoio nos serviços de contabilidade para a sua empresa então não hesite em contactar-nos. Teremos todo o gosto em ajudá-lo.

Até breve!
Mário Moura Contabilidade