Recibo de vencimento: quais as obrigações da empresa?
O recibo de vencimento é um documento obrigatório em Portugal, fornecido pelo empregador aos trabalhadores, para detalhar os rendimentos e os descontos aplicáveis ao salário.
Explore neste artigo a importância deste documento, como interpretá-lo corretamente e quais os elementos essenciais que devem constar no mesmo.
O que é um recibo de vencimento?
O recibo de vencimento, ou recibo de ordenado, é um documento obrigatório por lei, que a entidade empregadora tem que emitir todos os meses como prova de pagamento do salário aos seus colaboradores.
Neste documento, consta o pagamento efetuado ao trabalhador, incluindo o salário bruto, os descontos obrigatórios e o salário líquido. Além disso, deve constar os subsídios de férias e de Natal, assim como diuturnidades e outro tipo de retribuições.
Este recibo serve como comprovativo de rendimentos e pode ser usado para fins fiscais, bancários ou legais.
Quais os elementos obrigatórios de um recibo de vencimento?
De acordo com o Artigo 276.º do Código do Trabalho, devem constar do recibo de vencimento os seguintes dados:
Identificação do empregador
No recibo de ordenado, deve constar o nome da entidade empregadora, o NIF, NISS, e a morada ou sede da empresa.
Além disso, pode ter o número de telefone, assim como outros contactos.
Identificação do trabalhador
É obrigatório ter no recibo de vencimento o nome completo do colaborador, o NIF, o NISS (Número da Segurança Social) e a categoria profissional.
Número da apólice do seguro de acidentes de trabalho
Apesar de não estar descrito no Código do Trabalho, esta informação deve estar presente no recibo de vencimento.
Valores da remuneração
Deve constar a retribuição base, o subsídio de alimentação, os subsídios de turno ou diuturnidades, as horas extra, entre outros valores de remuneração aplicáveis.
Nos meses em que é pago o subsídio de férias ou o subsídio de Natal, os valores devem estar discriminados. No caso de serem pagos duodécimos, então os valores dos mesmos devem constar em todos os documentos.
Valores dos descontos ou deduções
Devem constar todos os descontos ou deduções, como por exemplo, para a Segurança Social ou para o IRS.
Montante líquido da remuneração
Além do salário base, deve apresentar o valor do ordenado líquido, isto é, após a dedução dos descontos.
Outros dados importantes
A par das remunerações e descontos, é importante constar do recibo de vencimento o período a que se refere.
Pode, ainda, haver referência ao método de pagamento do salário (por exemplo, em numerário ou transferência bancária).
As ajudas de custo devem estar no recibo de vencimento?
As ajudas de custo a tributar devem constar no recibo de vencimento do trabalhador. Se os valores não ultrapassarem os limites legais, podem surgir no recibo em linhas separadas, indicando que não estão sujeitos a retenção na fonte de IRS. No entanto, se excederem os limites ou não cumprirem os requisitos, a parte correspondente será sujeita a tributação.
Além disso, todos os montantes pagos como ajudas de custo ou compensações (por exemplo, deslocação com viatura própria), devem constar na declaração anual de rendimentos emitida pela entidade patronal. A diferença estará na indicação, ou não, de sujeição a IRS, dependendo da existência de tributação.[1]
[1] Com base no parecer da OCC: https://www.occ.pt/pt-pt/noticias/irs-ajudas-de-custo-2
É obrigatório entregar o recibo de vencimento em papel?
Ao contrário do que se possa pensar, não é obrigatório entregar este documento em formato físico.
Com a implementação da contabilidade digital, muitas empresas deixaram de entregar o recibo de vencimento em papel aos seus funcionários, optando por enviá-lo através de email.
Para que possa estar em conformidade com a lei, deve enviar o recibo de vencimento em PDF ao trabalhador até ao dia do pagamento do seu salário.
No caso de optar por entregar em papel, além de ter de o entregar antes do pagamento do salário, é obrigatório o recibo ser duplicado, numerado, assinado e carimbado pela empresa. O trabalhador deve assinar o duplicado.
Quem fica com o recibo de vencimento original?
O recibo de ordenado original fica para o colaborador. Já o recibo duplicado, fica para o arquivo da empresa.
Como fazer um recibo de vencimento?
Pode fazer um recibo de vencimento manualmente, recorrendo a editores de texto. Lembre-se de incluir todos os dados obrigatórios, para não infringir a lei.
Em alternativa, poderá recorrer a softwares certificados, para garantir que cumpre com a legislação em vigor.
Qual é a importância do recibo de ordenado para a empresa?
Para os empregadores, a emissão correta dos recibos de vencimento é essencial para cumprir a legislação laboral e manter a transparência com os colaboradores.
Além disso, recibos precisos e claros podem prevenir disputas e melhorar a confiança no ambiente de trabalho.
Evite erros no processamento dos recibos de vencimento
Uma falha na discriminação de valores ou no cumprimento das obrigações fiscais pode custar caro à sua empresa, tanto em termos financeiros como legais.
Manter-se atualizado sobre a legislação em vigor e assegurar que todos os procedimentos estão em conformidade é uma prática essencial. Desde a retenção de IRS até às contribuições para a Segurança Social, cada detalhe conta para que o processamento seja feito sem erros.
Se precisa de ajuda especializada para simplificar a gestão dos seus recursos humanos e assegurar o cumprimento de todas as obrigações laborais, os serviços de Recursos Humanos da Mário Moura Contabilidade estão prontos para o apoiar.
Com uma equipa experiente e dedicada, garantimos que os processamentos de salários estão sempre alinhados com as exigências legais.
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Nota: A informação que consta no artigo não é vinculativa e não invalida a leitura integral de documentos que suportem a matéria em causa.
