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O que é o ficheiro SAF-T e que obrigações existem?

Para a maioria das empresas que já estão habituadas a comunicar a sua faturação às Finanças, o ficheiro SAF-T não é de todo um desconhecido. No entanto, se iniciou atividade recentemente ou está a pensar abrir uma empresa, é possível que tenha algumas dúvidas sobre o que é este ficheiro e que obrigações existem.

E foi a pensar nessas dúvidas sobre o SAF-T (PT), que escrevemos este artigo, onde vamos explicar para que serve este ficheiro, que tipo de modalidades existem, e quais são obrigações das empresas. Esclareça ainda algumas das dúvidas mais comuns, e saiba como deve agir perante as obrigações estabelecidas no Orçamento do Estado 2021.

O que é o ficheiro SAF-T (PT)?

SAF-T (PT) é a abreviatura de Standard Audit File for Tax Purposes – Portuguese version. Ou seja, quando vê a palavra SAFT-PT deve saber que esta se refere a um ficheiro predefinido, em formato XML, que tem o objetivo de reunir e exportar toda a informação fiscal e contabilística de uma empresa, durante um determinado período.

No fundo, o SAF-T é um documento que assume um formato padrão e legível, independentemente do programa de faturação ou contabilidade que uma empresa use.

Este modelo é extremamente importante, uma vez que ao ser exportado sem perder a sua estrutura interna ou funcionalidade pode ser facilmente analisado por serviços de inspeção, acionistas, auditores internos e externos e revisores de contas.

Mas na prática, porque é que as empresas precisam deste ficheiro? A resposta é simples. Porque a maioria das empresas têm a obrigatoriedade de comunicar os documentos de faturação e guias de transporte à Autoridade Tributária. E para procederem a esta comunicação de forma simples, basta enviarem este ficheiro todos os meses à AT.

Só existe um tipo de ficheiro SAF-T?

Não. Na realidade existem dois tipos de ficheiros SAF-T, o SAF-T de Faturação e o SAF-T de Contabilidade. E para não confundir estes dois tipos de ficheiros, vamos explicar as diferenças entre ambos.

SAF-T de Faturação

No caso do SAF-T de Faturação este ficheiro reúne a documentação fiscal relevante da sua empresa, e deve ser enviado à Autoridade Tributária e Aduaneira mensalmente, de forma a que esta possa analisar a sua faturação mensal.

Por exemplo, neste ficheiro de faturação estão reunidos documentos como faturas, faturas simplificadas, notas de crédito/débito, recibos, guias de transporte, entre outros.

O ficheiro SAF-T de faturação pode ser facilmente enviado para AT através de programas de faturação credenciados.

É ainda importante relembrar, que o Decreto-Lei n.º 28/2019 de 15 de fevereiro, veio alargar o uso obrigatório de softwares de faturação certificados pela AT, a todos os sujeitos passivos com sede ou domicílio em Portugal, que tenham a obrigação de emitir faturas com IVA, sempre que:

  • No ano civil anterior o volume de negócios tenha sido superior a 50 mil euros.
  • Utilizem programas informáticos de faturação;
  • Sejam obrigados a dispor de contabilidade organizada ou tenham optado por esta.
SAF-T de Contabilidade

No caso do SAF-T de Contabilidade este é um ficheiro mais complexo e completo, uma vez que engloba toda a informação referente ao sistema de faturação, mas também de contabilidade da sua empresa.

Até há bem pouco tempo, o ficheiro SAF-T de Contabilidade devia ser enviado sempre que era exigido pelos serviços de Inspeção Tributária e Aduaneira. No entanto, após ter sido publicada a Portaria nº31/2019, de 24 de janeiro, foi aprovado o envio da Informação Empresarial Simplificada/Declaração Anual de Informação Contabilística e Fiscal (IES/DA) e a submissão do ficheiro SAF-T (PT) relativo à contabilidade.

Contudo, a submissão do envio do ficheiro SAF-T (PT) tem sido adiada, mas no Orçamento de Estado de 2021 ficou estabelecido a prorrogação da implementação e submissão do mesmo para o período de tributação de 2021, a entregar em 2022.

E caso a sua empresa precise de apoio nas despesas com a aquisição de bens e serviços necessários para implementar o SAF-T (PT) de contabilidade, saiba que estas despesas passam a ser consideradas em 120% dos gastos contabilizados no período, desde que a implementação fique concluída no final do período de tributação de 2021.

Conheça a resposta a 4 dúvidas comuns sobre os ficheiros SAF-T

Quem é obrigado a enviar o ficheiro SAF-T de faturação à Autoridade Tributária e Aduaneira?

Segundo as informações no Portal das Finanças, são obrigados a enviar o ficheiro SAF-T (PT) de faturação todos os sujeitos passivos que exerçam a título principal uma atividade comercial, industrial ou agrícola. Esta obrigação também se estende aos sujeitos passivos que utilizem um programa de faturação certificado.

Qual é o prazo para o envio do ficheiro SAF-T de faturação?

Caso a sua empresa faça a comunicação referente à faturação através do SAF-T (PT), o prazo limite para enviar o ficheiro à Autoridade Tributária é o dia 12 do mês seguinte ao período de referência. Isto quer dizer que caso pretenda comunicar a faturação da sua empresa relativa a março de 2021, tem até ao dia 12 de abril para o fazer.

A minha empresa envia sempre o ficheiro SAF-T (PT) de Faturação mensalmente à AT. No entanto, deixámos passar o prazo este mês. Vamos ser penalizados?

Muito provavelmente sim. No caso de existirem atrasos nas obrigações fiscais, está prevista a aplicação de coimas, e por isso mesmo é bem provável que a sua empresa seja penalizada neste sentido.

Para evitar que esta situação volte a acontecer, o melhor é passar esta responsabilidade para um gabinete de contabilidade ou para um contabilista da sua confiança.

Tenho dúvidas sobre as novas obrigações sobre o envio do ficheiro SAF-T de contabilidade. Como posso ficar esclarecido e não cometer erros?

Muito sinceramente, como este é um procedimento novo para muitas empresas que não dispõem da informação técnica necessária, o melhor é contactar um gabinete de contabilidade experiente que possa esclarecer as suas dúvidas e ajudá-lo a tratar deste tipo de responsabilidade.

Afinal, estão previstas coimas para quem não entregar este ficheiro quando o prazo limite terminar, e o próprio ficheiro não permite alterações depois de ser submetido, por isso o melhor é garantir que entrega tudo no prazo e corretamente logo à primeira para não ser penalizado.

Caso precise de ajuda para beneficiar do apoio do Governo à implementação e submissão do ficheiro SAF-T de contabilidade ou ajuda a submeter esta nova obrigação, na Moura Moura Contabilidade teremos todo o gosto em ajudá-lo a si e à sua empresa.

Se pretender tirar esta responsabilidade de cima dos seus ombros, e beneficiar da experiência de mais de 20 anos do nosso gabinete de contabilidade, basta entrar em contacto connosco.

Estamos totalmente disponíveis para esclarecer as suas dúvidas e ajudá-lo a cumprir todas as suas obrigações fiscais e tributárias.

Até breve!
Mário Moura Contabilidade