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Como a Gestão Documental e Financeira pode ajudar a reduzir os custos

Os tempos que correm são controversos no que toca à gestão das empresas. Por um lado, há que inovar e evoluir para que o negócio seja sustentável. Por outro, existem os custos associados aos investimentos para que seja possível uma empresa manter-se atual e apresentar crescimento.

Em Portugal, são predominantes as pequenas e médias empresas. Em muitas situações, nem sempre é possível investir na medida do que se pensa ser desejável para permanecer na vanguarda e fazer frente à concorrência. De forma a rentabilizar os recursos existentes, tornou-se essencial fazer uma boa gestão documental e financeira. Só assim é possível reduzir custos (materiais e em pessoal) e assegurar que o negócio não fica comprometido a nível de qualidade.

Contrariamente ao que muitos pensam, poupar e economizar não significa deixar de investir. Pelo contrário, trata-se antes de gastar com consciência e inteligência, para rentabilizar recursos financeiros e economizar tempo. Ao adotar boas práticas de gestão, garantimos que, a curto prazo, é gerado um bom retorno. Temos a possibilidade de fazer um trabalho tão bom ou melhor que antes, em menos tempo e despendendo de  menos material e mão-de-obra.

Importância da gestão documental

Um dos grandes problemas da organização empresarial é a gestão de documentos. É muito frequente encontrar empresas onde a acumulação de documentos em suporte físico, impressos, é uma realidade. Para além dos custos desnecessários com papel, tinta e impressoras, pode ser complicado encontrar um ficheiro perdido entre milhares de tantos outros. A gestão de documentos é a solução ideal, consistindo num conjunto de medidas e rotinas administrativas que permitem criar, gerir e arquivar ficheiros de forma eficiente

Redução das impressões

Esta é uma medida que terá um enorme impacto nas contas de pequenas e médias empresas. Não parece assim tão óbvio quando pensamos apenas nos documentos em si, mas a verdade é que os arquivos podem ocupar um espaço físico bastante significativo dentro de um escritório. Mudar para uma gestão de documentos mais moderna, focada na digitalização, permitirá reduzir a quantidade de relatórios, correio e formulários que até aqui se apresentavam em papel. Garantimos que os custos com um bom software de gestão documental são muito reduzidos quando comparados com a manutenção e gestão em suporte de papel. Ao fazer esta mudança, evita-se o desperdício. Ganham as suas contas e ganha o ambiente.

Otimização do tempo e dos recursos

Outra das vantagens da gestão de documentos digital é a facilidade de classificação e organização dos ficheiros. Dá para aceder a ficheiros em qualquer parte do mundo, a qualquer momento e o tempo de procura é reduzido. A probabilidade de se perder algum documento diminui drasticamente, uma vez que este tipo de software se encontra em backup permanente, com os ficheiros armazenados em cloud, onde a informação é guardada com a maior segurança. Há que salientar que com este tipo de gestão dá para garantir que os dados importantes e confidenciais são salvaguardados como nunca seria possível em suporte físico. Um sistema deste tipo permite que se gaste menos tempo na gestão de um ficheiro, o que permite um aumento da produtividade – despende-se de menos tempo por tarefa, sendo possível alocar um maior volume de trabalho aos funcionários da empresa e/ou até possibilitar uma redução dos recursos humanos.

Otimizar a gestão financeira

O sucesso de um negócio reside, sem dúvida, numa gestão financeira exemplar. Não há como fugir: registar os ganhos e despesas de uma empresa, especialmente no caso das PMEs, é essencial para evitar desperdícios e garantir que é cumprido um determinado orçamento. Todo e qualquer passo deve ser acompanhado pelo departamento financeiro e hoje, mais que nunca, esta tarefa está simplificada pelos softwares de gestão.

O controlo financeiro ajuda a compreender se foi possível cumprir um determinado planeamento, ou se existiram divergências e o porquê. Desta forma, é possível definir estratégias para rentabilizar recursos e reduzir despesas.

Gestão de Processos

Com vista a rentabilizar e reduzir os custos numa empresa, é importante ter consciência dos processos existentes para poder melhorá-los através da redução de orçamentos e otimização de operações. Só assim é possível eliminar gastos desnecessários e prevenir despesas futuras. Há que identificar os principais focos de despesa e de lucro ao mais ínfimo detalhe. Muitas vezes, a melhoria da qualidade e a gestão eficaz dos custos pode ser tão importante como os lucros para o bom funcionamento de uma empresa.

O mapeamento de processos é bastante mais simples quando a gestão financeira é feita de forma digital. Desta forma, dá para obter uma visão global de toda a estrutura organizacional, mas também para aceder detalhadamente a qualquer processo ou ciclo individual que pode ser determinante a nível de cortes e otimizações. Este tipo de controlo deve ser feito frequentemente e os softwares de gestão financeira permitem que sejam gerados lembretes e agendas automáticas, para que nada caia no esquecimento. Para além disso, também ajudam a detetar rapidamente qualquer anomalia que surja neste tipo de tarefas.

Planeamento Financeiro

A partir do conhecimento dos processos, é possível tomar decisões mais adequadas a nível financeiro e, inclusivamente, automatizar algumas funções. A partir das informações retiradas dos documentos financeiros, é possível criar e analisar relatórios que facilitam o acompanhamento de receitas e despesas, bem como adequar as necessidades de gastos.

Com um plano financeiro e da análise do histórico, dá para efetuar projeções para os meses seguintes e monitorizar as finanças da empresa. Assim, avalia-se o progresso em tempo real e é possível resolver rapidamente quaisquer problemas que possam surgir.

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