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Vale refeição: O que é e que custos existem para empresas e trabalhadores?

Se tem uma empresa e está com dúvidas se deve ou não oferecer vales de refeição aos seus trabalhadores, este artigo é para si. A verdade é que ao longo dos anos, muitas empresas têm repensado a forma como disponibilizam o subsídio de alimentação aos seus trabalhadores, uma vez que atribuí-lo em dinheiro nem sempre é o mais apelativo para ambas as partes.

Por isso, se está a ponderar escolher o vale refeição como meio de pagamento do subsídio de alimentação, é importante que esteja a par de como funcionam. Saiba ainda que benefícios existem para os trabalhadores e quais os custos para ambas as partes.

O que são os vales de refeição?

Em termos práticos, uma empresa pode optar por pagar o subsídio de alimentação em dinheiro ou através de vales ou cartões de refeição.

Essa é uma escolha da empresa, que sendo privada não tem qualquer obrigação em conceder um subsídio de alimentação aos seus trabalhadores. Segundo o Código do Trabalho, as entidades empregadoras apenas são obrigadas a pagar este benefício, se no contrato de trabalho tal for estipulado. No entanto, muitas empresas privadas concedem este benefício para que os seus trabalhadores tenham uma ajuda com a sua alimentação durante o período laboral.

Os vales de refeição podem assumir o seu formato tradicional, em papel, ou num formato mais moderno, em cartão de refeição.

No seu formato papel, o vale de refeição tem o formato “ticket”, e o seu valor pode ser descontado nas superfícies parceiras, por norma restaurantes ou lojas de distribuição alimentar. Embora algumas empresas ainda vejam com bons olhos os vales em papel, na realidade este formato ficou um pouco obsoleto, uma vez que é pouco prático e existem mais limitações para utilizá-los.

Já no caso do cartão de refeição, este assume o formato de um cartão de débito pré-pago, onde a entidade patronal carrega o valor mensal do subsídio de alimentação. Depois, os seus colaboradores podem fazer compras em diversas superfícies com este cartão, e se sobrar dinheiro podem mesmo acumulá-lo, de mês para mês, sem qualquer problema. No entanto, estes cartões não permitem fazer levantamentos de dinheiro, e os próprios pagamentos estão limitados a determinadas superfícies.

E caso esteja a ponderar atribuir este benefício aos seus trabalhadores, lembre-se que os valores e a modalidade em que serão atribuídos requerem uma análise prévia.

E isto porquê?

Porque deve analisar não só que valores a sua empresa pode suportar, mas também a tributação legal a que certos valores estão sujeitos. Se o subsídio de alimentação for pago dentro de algumas regras, é possível que as empresas e os trabalhadores obtenham benefícios fiscais, em termos de IRS e da Taxa Social Única.

E esta pode ser uma opção bastante atrativa para as empresas que pretendem manter os seus trabalhadores motivados, sem ter que suportar mais impostos do que aqueles que já estão sujeitos.

Que benefícios existem para os trabalhadores?

Em termos de benefícios, a maioria dos trabalhadores passou a ver com bons olhos o vale refeição, principalmente quando este é pago através de um cartão de débito pré-pago. Para além de ser extremamente simples de utilizar e ser aceite em diversas superfícies alimentares, incluindo hipermercados, permite gerir melhor o valor mensal do subsídio de alimentação.

No entanto, os grandes benefícios dos vales de refeição ou cartões de refeição estão ligados aos benefícios fiscais e à possibilidade da empresa ser mais generosa no valor que atribui.

Imagine que a sua empresa vai pagar o subsídio de alimentação em dinheiro aos trabalhadores.

Para não ter que pagar impostos, o valor do subsídio de alimentação em dinheiro não pode ultrapassar os 4,77€. Mas se a sua empresa optar por conceder o subsídio de alimentação em vale ou cartão, a isenção de IRS e Segurança Social é aplicada até ao valor de 7,63€.

Isto quer dizer que o trabalhador pode beneficiar de um valor diário do subsídio de alimentação mais alto, e ao mesmo tempo ficar sem pagar impostos até ao limite estabelecido. Afinal, a parte isenta de imposto é mais 60% se compararmos com o subsídio de alimentação em dinheiro.

Caso o valor ultrapasse os limites aqui referidos, os impostos apenas são aplicados ao valor excedente, e com base no escalão de rendimentos de cada trabalhador.

Quais são os custos para as empresas e trabalhadores do vale refeição?

Para as empresas, os custos com os vales ou cartões de refeição devem ser adicionados ao custo do trabalhador. Afinal, se a sua empresa conceder este benefício, terá que suportar esta despesa com todos os seus trabalhadores, e por isso mesmo é fundamental que faça contas com antecedência. Não se esqueça que o subsídio de alimentação, por norma, é pago 22 dias por mês. Contudo, a sua empresa não terá que suportar esse custo quando o trabalhador estiver de férias, feriados, dias de ausência ou durante baixas.

Dado que os vales ou cartões de refeição beneficiam da isenção da TSU até aos 7,63€, as empresas têm que analisar os custos com base no valor que pretendem atribuir. Isto significa que se os valores não ultrapassarem os limites de referência, as empresas têm que suportar os custos normais do subsídio de alimentação lucrando dessa isenção.

Mas se o objetivo for pagar um subsídio de alimentação em vale ou cartão com um valor diário superior a 7,63€, então os custos serão mais elevados devido aos impostos aplicados.

E esta regra também se aplica aos trabalhadores.

Um trabalhador que tenha um subsídio de alimentação pago em vale ou cartão de refeição não tem que suportar custos adicionais se esse valor não exceder os 7,63€ ao dia. Mas se o valor for superior a este limite, então terá que pagar IRS e Segurança Social sobre o valor remanescente. De resto, o trabalhador não tem outros custos associados à atribuição de um vale ou cartão de refeições, pois não terá que pagar despesas de manutenção, anuidade ou qualquer outro tipo de despesa.

No entanto, as empresas podem vir a pagar uma anuidade dos cartões de refeição. A boa notícia é que por norma esta despesa é facilmente recuperada no primeiro mês de utilização.

É importante que saiba que existem muitas instituições que, em determinadas circunstâncias, isentam as empresas do pagamento de comissões associadas à disponibilização do cartão. Por isso, todas as empresas que estejam interessadas em começar a pagar o subsídio de alimentação através de cartões de refeição devem tentar negociar com as instituições, de forma a obterem as melhores condições possíveis e, claro, diminuírem os custos que terão que suportar.

Vale a pena uma empresa adotar os vales de refeição?

Tudo depende do valor que a sua empresa tem disponível para aplicar nos benefícios atribuídos aos seus colaboradores. Mas regra geral, os vales de refeição permitem oferecer o subsídio de alimentação superior do que a opção em dinheiro, e mesmo assim aproveitar os benefícios fiscais.

É preciso ter em conta que numa comparação direta entre cartões ou vales de refeição e o pagamento do subsídio de alimentação em dinheiro, os vales preveem uma redução da tributação de até 2,56€ por trabalhador, ao dia, para as empresas.

No fundo, a sua empresa pode mitigar a carga fiscal, sem ter que penalizar os seus trabalhadores com um subsídio de alimentação menor e pouco atrativo. Para além disso, o valor do vale ou cartão de refeição não tem que ser o limite máximo livre de impostos, podendo ter um valor menor, caso a sua empresa não possa suportá-lo.

Dito isto, o mais importante é que pese na balança as vantagens e desvantagens, e tire as suas próprias conclusões com base nas contas da sua empresa.

Caso precise de ajuda para apurar o valor que poderá atribuir aos seus colaboradores ou com outras questões relativas à contabilidade e aos recursos humanos, na Mário Moura Contabilidade contamos com uma experiência de mais de 20 anos no mercado.

Ao longo dos anos temos ajudado diversas empresas a equilibrar as suas contas, mas também a prosperar nos mais diversos setores.

Por isso, se precisar do nosso aconselhamento, não hesite, e entre em contacto connosco. Estamos sempre disponíveis para si e para a sua empresa.

Até breve!
Mário Moura Contabilidade