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Atribuição de viaturas a colaboradores: O que a sua empresa deve ter em consideração

Para muitas empresas, atribuir viaturas a colaboradores desperta inúmeras dúvidas, principalmente quando está em causa o controlo de custos.

Se por um lado, em algumas atividades, gerir a frota automóvel é algo mais simples de fazer, uma vez que existem poucos trabalhadores que necessitam de uma viatura e o uso é exclusivamente profissional, em outras empresas os custos relativos à frota de veículos são mais elevados, devido ao impacto das tributações autónomas e ao número de trabalhadores que necessitam de um veículo para prestar a sua atividade.

E neste segundo cenário, é normal que as empresas reflitam sobre a possibilidade de existir um acordo entre o trabalhador e a entidade patronal, para que a viatura seja também usada para fins pessoais do trabalhador, considerando-a, desta forma, uma remuneração em espécie.

Mas caso a sua empresa não esteja a par das implicações da atribuição de viaturas a colaboradores para uso pessoal ou exclusivamente profissional, de seguida, vamos explicar-lhe o que deve ter em consideração.

Atribuição de viaturas a colaboradores para fins profissionais

No blog da Mário Moura Contabilidade, temos abordado em alguns artigos o impacto da fiscalidade nos automóveis e os custos e benefícios para empresas que se encontram em vigor atualmente.

Mas caso ainda não esteja por dentro do assunto, quando uma empresa pensa em atribuir viaturas aos seus colaboradores para uso profissional, sem outro tipo de acordo, é importante que tenha noção que existem diversos aspetos a considerar. Desde os custos com a frota, aos impostos que terá que suportar, os veículos onde é possível obter mais benefícios, as despesas que podem ser deduzidas no IRC, tudo é relevante para apurar os valores mais realistas que terá com a sua frota.

Para ficar com uma maior percepção, a nível fiscal, uma empresa que pretende atribuir viaturas aos seus colaboradores para uso profissional, deve fazer contas e informar-se sobre:

  • Tributação Autónoma
  • Possibilidade do agravamento da TA
  • As depreciações fiscalmente aceites
  • Possibilidade de dedução do IVA
  • ISV – Imposto sobre veículos
  • Incentivo do fundo ambiental para aquisição de veículos elétricos
  • Outras despesas relacionadas com os veículos, como rendas ou alugueres, seguros, conservação e manutenção, combustíveis, etc.

Depois de ver esta lista, é normal que fique a pensar que terá que analisar bem esta situação, caso a atribuição de veículos aos seus colaboradores seja essencial para o futuro do seu negócio. É fundamental que o faça, pois esta decisão terá inevitavelmente um impacto nas contas da sua empresa, pois cabe à entidade empregadora suportar todos estes custos.

Embora esta seja uma despesa elevada para muitas empresas, hoje em dia, é preciso pesar bem na balança o tipo de viatura que se pretende atribuir, bem como o preço de aquisição.

E isto porquê? Porque, por exemplo, os veículos elétricos oferecem mais benefícios fiscais, do que os tradicionais veículos a gasolina ou a gasóleo. Para além disso, quanto mais elevado for o preço de aquisição, maior será a taxa da Tributação Autónoma. E se tiver prejuízo fiscal no período de tributação, pode ver a TA aumentar em 10%, caso não cumpra os critérios que isentam este agravamento em 2021.

Dito isto, deve ter em consideração que a atribuição de veículos a colaboradores para uso profissional pode ter custos elevados, mas é possível diminuir o peso financeiro da frota automóvel se tomar decisões com base na sua tributação e fiscalidade. Por isso, em caso de dúvida peça ajuda um contabilista certificado e com experiência, de forma a tomar a melhor decisão para o estado atual do seu negócio.

Atribuição de viaturas a colaboradores com acordo escrito para uso pessoal

No caso de pretender diminuir os custos relativos à frota automóvel, existe outra opção que é vista com bons olhos por muitas empresas, e esta é atribuição de viaturas a colaboradores com um acordo por escrito para uso pessoal.

E porque é que tantas empresas olham para esta solução com bons olhos? Porque legalmente estão excluídas de tributação autónoma as viaturas em que tenha sido celebrado um acordo por escrito entre o trabalhador ou Membro do Órgão Social (MOE) e a entidade patronal sobre a imputação daquela viatura, da qual a empresa suporta os encargos.

Ou seja, existe a possibilidade legal de uma empresa ficar isenta de pagar a Tributação Autónoma de um veículo, quando é celebrado um acordo por escrito entre a entidade patronal e o trabalhador, em que o veículo que a empresa suporta os encargos tem uso pessoal por parte do trabalhador. Este acordo, por norma, é benéfico para empresas que teriam que suportar uma TA muito elevada. No entanto, para o trabalhador, pode representar um aumento considerável nos seus impostos, uma vez que a atribuição da viatura será considerada uma remuneração em espécie.

E dito isto, é aconselhável que tanto a empresa como o trabalhador falem sobre a melhor solução para ambas as partes, pois o que pode ser ideal para um, nem sempre será o melhor para o outro.

É ainda importante salientar que este acordo pode estipular diversas situações específicas ou ser mais generalista, e consoante o que for estipulado pode ter mais ou menos encargos para o trabalhador. Mas vamos por partes, de forma a que perceba o impacto que esta remuneração em espécie pode ter nos seus colaboradores.

Impacto a nível de IRS na atribuiçãode viaturas a colaboradores quando existe acordo para uso pessoal

Tal como referimos anteriormente, quando a atribuição de viaturas a colaboradores é feita com base num acordo por escrito para uso pessoal, considera-se uma remuneração em espécie.

Para se conseguir quantificar esta remuneração, deve aplicar-se a seguinte fórmula:

Rendimento anual= 0,75% X Valor de mercado da viatura X Nº de meses de uso pessoal da viatura.

Mas caso não saiba como chegar ao valor de mercado da viatura, deve primeiro informar-se sobre os coeficientes de desvalorização que se encontram publicados na Portaria nº383/2003, de 14 de maio. Depois de estar a par destes coeficientes, então basta fazer a seguinte conta:

Valor de mercado da viatura = Valor de aquisição – (valor de aquisição x coeficiente de desvalorização de viaturas)

Em termos práticos, o valor de mercado das viaturas para efeitos de IRS é reportado a 1 de janeiro do ano em causa. Já no que diz respeito às declarações, este deve ser sempre incluído na declaração mensal de remunerações da AT, mas também na declaração de rendimentos a entregar ao trabalhador. Afinal, o trabalhador também terá que declarar todos os seus rendimentos no anexo A da declaração modelo 3 de IRS.

Nota: É importante esclarecer que esta remuneração em espécie não está sujeita a retenção na fonte. Contudo, um trabalhador pode pretender fazer retenção desse valor, pedindo à empresa que proceda a essa retenção, de forma a não ser tão penalizado no IRS.

Impacto a nível da incidência contributiva para a Segurança Social

Para além do impacto que a atribuição de viaturas a colaboradores com acordo para uso pessoal tem no IRS do trabalhador, este também poderá vir a pagar mais de Segurança Social.

Isto porque segundo o Código dos Regimes Contributivos do Sistema Previdencial da Segurança Social, as despesas que resultam da utilização pessoal de um trabalhador em relação a uma viatura que gere encargos para uma empresa vão integrar a base de incidência contributiva.

Para a Segurança Social é considerado uso pessoal de uma viatura quando existe um acordo entre o trabalhador e a entidade patronal com as seguintes caraterísticas:

  • Os encargos com a viatura e com a sua utilização são integralmente suportados pela entidade empregadora;
  • A afetação, em permanência, ao trabalhador, de uma viatura automóvel;
  • Conste a menção expressa da possibilidade de utilização para fins pessoais ou a possibilidade de utilização durante 24 horas por dia, desde que o trabalhador não se encontre sob o regime de isenção de horário laboral.

Para além destes pontos, a Segurança Social também considera que a viatura é usada para fins pessoais quando no acordo esteja escrito que a viatura está afeta ao trabalhador em permanência, existindo a possibilidade de utilização nos dias de descanso semanal.

Em termos práticos, isto significa que o valor sujeito à incidência contributiva corresponde a 0,75% do custo de aquisição da viatura. Ou seja, para apurar o valor sujeito à incidência contributiva basta fazer a seguinte conta:

Fórmula de cálculo = 0,75% x Custo de aquisição

Qual é a melhor opção para a minha empresa?

Como é percetível, a atribuição de viaturas a colaboradores pode representar um custo elevado para as empresas, mas também pode significar um aumento drástico a nível de impostos para os colaboradores.

E dito isto, não existe uma verdade absoluta sobre qual é a melhor opção para cada caso concreto, sem uma análise prévia a todos os custos e impacto nos seus colaboradores.

Claro que se olharmos só para os números, quando o valor das viaturas é superior a 35 mil euros, a data da matrícula é recente, e a TA é aplicada a 35%, fazer um acordo por escrito com o trabalhador para que este utilize a viatura na sua vida pessoal pode ser mais vantajoso, pois irá diminuir a carga fiscal que a sua empresa teria que suportar.

Contudo, deve sempre pesar na balança os diversos prós e contras e aconselhar-se junto de um contabilista certificado que lhe mostre as vantagens e desvantagens de cada opção.

Caso precise de ajuda para identificar a melhor opção para a sua empresa na hora de atribuir viaturas a colaboradores, na Mário Moura Contabilidade contamos com mais de 20 anos de experiência a encontrar as melhores soluções para os nossos clientes e para os seus negócios. Por isso, não hesite em contactar-nos, pois teremos todo o gosto em esclarecer as suas dúvidas.

Até breve!
Mário Moura Contabilidade